Planejar e organizar são ações essenciais para qualquer negócio, não é mesmo?! Porém, é importante usar ferramentas e métodos que tornem essas ações mais simples de serem gerenciadas.

A matriz 5W2H é uma ferramenta muito fácil de ser criada e proporciona uma visão clara e ampla em relação ao plano de ação, tornando a sua gestão um ponto mais simples.

Por isso, no post de hoje vamos entender o que é o método 5W2H e ver como usar essa ferramenta no seu negócio.  

5W2H: o que é?

O 5W2H é um método nasceu no Japão com o objetivo de facilitar o planejamento estratégico das empresas japonesas. A partir da década de 50, esse método começou a ser aplicado na fábrica da Toyota.

Não se sabe bem ao certo que foi o autor desta ferramenta, mas acredita-se que ela tenha sido desenvolvida por especialistas durante a implantação do Sistema Toyota de Produção.

Entendendo o que é 5W2H

Basicamente, 5W2H é um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Ele representa 5 perguntas, que são:

• What: O quê?
• Why: Por quê?
• When: Quando?
• Where: Onde?
• Who: Quem?
• How: Como?
• How much: Quanto?

De acordo com o Portal Rock Content, o 5W2H pode ser entendido como um checklist de validação do plano de ação de um projeto. Por exemplo, aqui na Agência 241, temos diversos clientes com ações diferentes que precisam ser gerenciadas.

Usamos a ferramenta 5W2H para fazer a gestão do plano de ação. Exemplo: faremos, para o cliente Alpha, uma campanha de anúncios no Google Ads. Usamos, então, essa metodologia como uma espécie de checklist: O que será feito, por que será feito (qual o objetivo), como será feito, quem será o responsável e, por aí, vai….

E como funciona cada elemento da matriz 5W2H?

Agora que você já entendeu o que é 5W2H de modo geral, vamos explicar cada um dos itens de maneira mais específica.

What – O que será feito

Em primeiro lugar, é importante definir o problema de forma adequada. Assim, neste item deverá ser descrito qual o problema e/ou qual a meta de melhoria que está sendo proposta para alcançar.

Exemplo: criação de um e-commerce para a empresa Beta.

Why – Por quê?

Aqui é a justificativa para o desenvolvimento do que foi proposto. Ou seja, o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta é importante.

Exemplo: para aumentar as vendas da empresa Beta e atingir novos públicos.

When – Quando

Quando a ação será executada, por qual período. É uma espécie de cronograma bem simplificado.

Exemplo: de 2 a 30 de janeiro de 2023.  

Where – Onde

O local onde a ação será executada. Ou seja, é a definição do local de realização. Este local pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma empresa. 

Exemplo: Podemos colocar aqui qual a plataforma será usada e qual será o servidor.

Who – Quem

Quem será o responsável por liderar a ação ou executá-la. Esse ponto é importante para designar os responsáveis. Se for o caso de um plano de ação com várias atividades e vários responsáveis, tudo deve ser bem descrito para que não haja equívocos.

Exemplo: João das Neves.

How – Como?

Como será feito? Aqui será detalhado como será realizada a ação. Ou seja, quais as etapas, atividades e variáveis pertinentes que podem afetá-lo.

Exemplo: Será desenvolvida uma loja virtual na plataforma X integrada ao sistema ERP da loja física.

How much – Quanto

Este item está relacionado com o valor do investimento, ou seja, o orçamento.

Exemplo: Será gasto XX reais.  

Esse vídeo aqui pode te ajudar a visualizar melhor essa ferramenta e mais exemplos 5W2H:

Principais benefícios do plano de ação 5W2H

De acordo com a FIA, quando essa ferramenta é bem aplicada, pode trazer diversos benefícios para um negócio.

Quando o Plano de Ação 5W2H é bem construído, ele se torna bastante eficiente para montar um plano de ação, assim como no acompanhamento (status) de cada tarefa.

Para explicar melhor, vamos trazer outro exemplo simples. No geral, as empresas têm necessidades que, em um primeiro momento, parecem muito grandes e complexas. Vamos pensar, por exemplo, que um pet shop tem o objetivo de aumentar o faturamento mensal em 50%.

Olhando somente para esse objetivo, é natural que não seja simples mensurar o tempo, recursos e ações necessárias para chegar até ele. Porém, a matriz 5W2H pode ajudar na hora de definir as principais ações necessárias, pois evidencia as tarefas necessárias até que o objetivo seja alcançado.

Podemos, então, começar desdobrando as ações necessárias. O primeiro 5W2H poderia ser em relação à necessidade de fortalecer a presença do pet shop no Instagram. Assim, o primeiro W (What – o quê) ficaria: fortalecer a presença do pet shop no Instagram. Segundo W (Por quê): para atingir novos públicos e aumentar o faturamento.

Obviamente que apenas fortalecer a presença no Instagram não fará com que a empresa aumente seu faturamento em 50%. Porém, de maneira clara, vemos que esta ação pode contribuir sim para o objetivo maior.

Assim, o uso do 5W2H auxilia na definição prática de ações, servindo, inclusive, para descartar objetivos que não contribuam para atingir o objetivo maior, no caso, aumentar o faturamento em 50%.

Empresa de Marketing Digital em Curitiba: por que usamos o Método 5W2H?

Nós, da Agência 241, usamos várias ferramentas e métodos para gerenciarmos os planos de ação dos nossos clientes.

Porém, o método 5W2H é um dos mais simples e completos e que nos ajuda a ter uma visão macro de um projeto.

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